Pastaba: Ne visos čia pateikiamos klaidos yra „pažeidimai“. Klaidų sąrašu taip pat atkreipiamas dėmesys į rizikingas, ydingas sąlygas ar situacijas, kurios gali apsunkinti pasiūlymų teikimą, jų vertinimą, padidinti klaidos tikimybę.

1. Klaida Pirkimo vykdytojas nustato netinkamas, neproporcingas siekiamam tikslui kainodaros taisykles, nesivadovaudamas Kainodaros taisyklių nustatymo metodika.

Pavyzdžiui, pasiūlymų įvertinimui pirkime dalyvaujantys tiekėjai turėjo pasiūlyti 283 detalių ir darbų vidutinius siūlomus įkainius, naudotinus remontuojant bet kurią iš 23 skirtingų transporto priemonių (nepriklausomai nuo automobilio markės, modelio, modifikacijos ir amžiaus (dalis pagaminta 2019 metais, dalis – 1980, 1989 metais) (vienas detalės ar darbo įkainis visoms transporto priemonėms).

Kaip išvengti klaidos: Prieš nustatydamas kainodaros taisykles pirkimo vykdytojas turėtų įvertinti visas su pirkimu susijusias aplinkybes ir apgalvoti, kokios kainodaros taisyklės geriausiai tiktų konkrečiai situacijai.

Plačiau apie nurodytą pavyzdį galite rasti 2020 m. balandžio 23 d. vertinimo išvadoje Nr. 4S-381 (7.4E) 

2. Klaida. Pirkimo vykdytojas pasirenka netinkamą pirkimo objektui kainodaros būdą.

2.1 Pavyzdys. Perkamos 365 darbuotojų mokymo organizavimo paslaugos, toje pačioje sutartyje numatomas ir dalyvių maitinimas, apgyvendinimas. Tiek pasiūlymo formoje, tiek sutartyje nustatoma viena fiksuota kaina, nedetalizuojamos atskirų paslaugų kainos. Nustatęs tokią kainodarą pirkimo vykdytojas neužtikrina racionalaus lėšų panaudojimo tuo atveju, jeigu mokymuose dalyvaus ne visi 365 darbuotojai, bus mokama ir už tų asmenų, kurie nedalyvavo maitinimą bei apgyvendinimą. Prireikus pakeisti sutartį ir atsisakyti maitinimo bei apgyvendinimo paslaugų (pvz. keičiant kontaktinius mokymus į nuotolinius) iš esmės neįmanoma tiksliai apskaičiuoti kiek turėtų būti sumažinta paslaugų kaina, o tai apsunkina sutarties keitimo pagrįstumo motyvavimą. 

3 klaida. Pirkimo vykdytojas nustato painias arba perteklines kainos pateikimo pasiūlymo formas.

3.1. Pavyzdys. Pirkimo vykdytojas reikalauja, kad tiekėjas užpildytų Pirkimo dokumentų 2 priedą (jame nurodomi 300 prekių įkainiai, atliekami matematiniai skaičiavimai), taip pat užpildytų Pirkimo dokumentų 3 priedą (jame detalizuojamos tam tikrų paslaugų kainos, atliekami matematiniai skaičiavimai) ir reikalauja, kad tiekėjas 2 ir 3 priede gautas bendras sumas papildomai sudėtų tarpusavyje ir įrašytų į Pirkimo dokumentų 1 priedo formą. Perteklinių formų naudojimas didina tikimybę tiekėjams suklysti, ypač kai duomenis iš vienos formos reikia įrašyti kitoje formoje, sudėti tarpusavyje ir pan. Tiekėjams suklydus, gerokai pailgėja pasiūlymo vertinimas.

3.2 Pavyzdys. Žemiau pateikta forma reikalauja perteklinių matematinių veiksmų, be to nėra paaiškinta kokiu eiliškumu jie turi būti atlikti, o visa tai didina klaidos tikimybę. Vienas tiekėjas stulpelio "Viso kiekio kaina su PVM" gali skaičiuoti daugindamas stulpelio "Kiekis" reikšmę su stulpelio "vieneto kaina su PVM", kitas tiekėjas gali dauginti stulpelio "kiekis" reikšmę su stulpelio "vieneto kaina be PVM" ir tada prie gautos reikšmės pridėti PVM. Skaičiuojant skirtingais būdais iš tų pačių pradinių skaičių galima gauti skirtingas sumas (dėl apvalinimo taisyklių taikymo). Be to, lentelės apačioje prašoma visų eilučių reikšmes sudėti ir dar kartą pridėti PVM.  

Palyginimui, žemiau pateikta lentelė yra paprastesnė, nereikalaujanti papildomos naudos nesuteikiančių matematinių veiksmų:

4 klaida. Pirkimo vykdytojas nežino koks PVM tarifas taikomas jo įsigyjamoms prekėms, šios informacijos nepateikia tiekėjams, arba pateikia klaidingą informaciją.

4.1. Pavyzdys. Pirkimo vykdytojas perka knygas, joms pagal Lietuvos Respublikos pridėtinės vertės mokesčio įstatymą taikomas lengvatinis 9% PVM tarifas. Pirkimas vykdomas nusikopijavus standartines ar ankstesnio pirkimo sąlygas, kurių pasiūlymo formoje reikalaujama nurodyti 21% tarifą. Dalis tiekėjų pateikia pasiūlymus ištaisę 21% tarifą į 9%, dalis tiekėjų palieka nurodytą 9% tarifą. Perkančiajai organizacijai tokiu atveju kyla klausimas kaip tokią situaciją vertinti.

4.2. Pavyzdys. Pirkimo vykdytojas prekes, kurioms PVM netaikomas Pirkimas vykdomas nusikopijavus standartines ar ankstesnio pirkimo sąlygas, kurių pasiūlymo formoje reikalaujama nurodyti 21% tarifą. Dalis tiekėjų pateikia pasiūlymus ištaisę 21% tarifą į 0%, dalis tiekėjų palieka nurodytą 21% tarifą. Perkančiajai organizacijai tokiu atveju kyla klausimas kaip tokią situaciją vertinti.

4.3. Pavyzdys. Pirkimo vykdytojas prekes, kurioms taikomas lengvatinis PVM, tačiau perkančioji organizacija to nenurodo. Dalis tiekėjų pateikia pasiūlymus nurodę 21% tarifą, dalis tiekėjų nurodo lengvatinį PVM. Perkančiajai organizacijai tokiu atveju kyla klausimas kaip tokią situaciją vertinti.

5 klaida. Pasiūlymo formose nenurodomi ketinamų įsigyti prekių/paslaugų/darbų kiekiai

5.1. Pavyzdys. 

Perkančioji organizacija prašė pateikti kilometro kainos ir valandinio darbo sumą. Pirkimo metu susiklostė faktinė situacija: Tiekėjo A pasiūlymo kaina 3630 Eur (1 km – 1,5 Eur, 1 val. – 1,5 Eur), tuo tarpu antroje vietoje esančio Tiekėjo B pasiūlymo kaina 12 100 Eur (1 km – 1 Eur, 1 val. – 9 Eur). Organizacija jau pirkimo metu atliko skaičiavimus, kiek, pavyzdžiui, kainuotų 5000 km (darė prielaidą, kad tai vidutiniškai 71 valanda darbo), iš kurių pastebėjo, kad mažesnę kainą pasiūliusiam tiekėjam būtų sumokėta daugiau kaip 7600 Eur, kai tuo tarpu antroje vietoje esantis tiekėjas (su didesne pasiūlymo kaina) už tokį patį paslaugų kiekį gautų tik 5700 Eur. 

Šiuo atveju tokią situaciją sudarė perkančiosios organizacijos parengtos pirkimo sąlygos, neužtikrinančios racionalaus lėšų panaudojimo. Tokiomis ir panašiomis situacijomis neretai nesąžiningai mėgina pasinaudoti tiekėjai, patys atlikę reikiamus paskaičiavimus, arba žinantys (pvz. iš anksčiau turėtų sutarčių) tikruosius prekių/paslaugų kiekius, kuriuos iš tiesų perka pirkimo vykdytojas, todėl sąmoningai didesne kaina įvertina tam tikras prekes arba paslaugas. Susiklosčius tokiai situacijai, kai dėl ydingai parengtų pirkimo sąlygų nebus užtikrinamas racionalus lėšų panaudojimas, pirkimas turėtų būti nutrauktas.

Kaip išvengti klaidos: Visuomet nurodyti (didžiausią) ketinamų įsigyti atskirų prekių, paslaugų ar darbų kiekį, kuris bus naudojamas pasiūlymams palyginti. Šis kiekis (bei atskirų eilučių kiekių proporcijos) turi kaip įmanoma labiau atspindėti tikrąjį pirkimo vykdytojo poreikį (remiantis istoriniais duomenimis, prieš pirkimą atliktais skaičiavimais ir t.t.).