1. Klaida

Sutartyje prekių pristatymo terminas nustatomas konkrečia data (pvz. „prekes pristatyti iki 2020-12-15“). Tai nėra draudžiama, tačiau dažnai sukelia problemų pirkimo vykdymo metu bei jau vykdant sutartį. Pirkimo procedūroms (pvz. pasiūlymų vertinimo) užsitęsus ir sutartį sudarius vėliau negu planuota, tiekėjui lieka neproporcingai mažas terminas įsipareigojimams įvykdyti. Dėl šios priežasties tiekėjai vėluoja pristatyti prekes arba apskritai atsisako sudaryti sutartį. Kyla ginčų dėl atsakomybės, taikytinų sankcijų pagrįstumo bei proporcingumo, tenka svarstyti sutarties pakeitimo galimybę (o ja ne visada galima pasinaudoti) 

Kaip išvengti klaidos: Pirkimo dokumentuose ir sutartyje prekių pristatymo terminą nurodyti ne konkrečia data, o konkrečiu terminu nuo tam tikro įvykio. Pavyzdžiui „Prekes pristatyti per 30 kalendorinių dienų nuo sutarties sudarymo dienos“. Tokiu atveju, net ir užsitęsus procedūroms, tiekėjai turės tokį patį, vienodą terminą įsipareigojimams atlikti, bus išvengta ginčų bei poreikio atlikti (ir jį pagrįsti) sutarties keitimą.

2. Klaida

Sutartyje prekių pristatymo terminas nustatomas ir konkrečia data ir konkrečiu terminu nuo tam tikro įvykio, o šie terminai vienas kitam priešarauja.

2.1. Pavyzdys. Pirkimo, kurio pasiūlymų pateikimo terminas yra 2020-10-07 pirkimo dokumentuose nurodyta „Prekes pristatyti per 60 kalendorinių dienų nuo sutarties sudarymo dienos, bet ne vėliau kaip iki 2020-10-30“. Net jeigu sutartis būtų sudaryta vos susipažinus su pasiūlymais (o tai iš esmės yra nerealu),  60 kalendorinių dienų baigsis gerokai vėliau nei 2020-10-30. Šios sąlygos dviprasmiškumas ir nerealumas neabejotinai sukels ginčų sutarties vykdymo metu. 

Kaip išvengti klaidos: Atidžiai rengti pirkimo dokumentus, prieš skelbiant pirkimą pakartotinai - pakartotinai peržiūrėti ir pirkimo sąlygas. 

3. Klaida

Sutartyje nustatoma vienašališko nutraukimo galimybė įspėjus prieš X dienų (be jokių papildomų sąlygų), neįvertinus tokios nuostatos galimų pasekmių.

3.1. Pavyzdys: Perkančioji organizacija nustatė, „kad bet kuri sutarties šalis gali vienašališkai nutraukti sutartį įspėjusi kitą sutarties šalį prieš 15 kalendorinių dienų“, tačiau neįvertino, kad tiekėjo teikiamos paslaugos jai reikalingos nuolat, turi būti teikiamos nepertraukiamai. Per 15 kalendorinių dienų ji niekaip nespėtų atlikti naujo  pirkimo ir sudaryti sutarties su kitu tiekėju.

Kaip išvengti klaidos: Atidžiai rengti pirkimo dokumentus, įvertinti kiekvienos sąlygos tinkamumą tam konkrečiam atvejui. Vengti nustatyti vienašališko nutraukimo be jokios priežasties galimybę tiek tiekėjo, tiek perkančiosios organizacijos iniciatyva

4. Klaida 

Nustatomas pernelyg trumpas prekių pristatymo terminas. 

Neretai perkančiosios organizacijos nustato pernelyg trumpą prekių pristatymo terminą, kurio nepakanka pristatyti prekėms. Šį terminą neretai susieja su tuo, kada „norėtų“ gauti prekę arba „įsisavinti pinigus“ (ypač gruodžio mėnesį), tačiau tai nėra teisinga. Neproporcingi, pernelyg trumpi prekių pristatymo terminai daugeliui tiekėjų užkerta kelią dalyvauti pirkime. Dalis tiekėjų renkasi nerizikuoti sankcijomis, baudomis ir įtraukimu į nepatikimų tiekėjų sąrašą ir tokiame pirkime nedalyvauja, o sudarius sutartį su pasiryžusiu pirkime dalyvauti ir itin optimistiškai nsuiteikusiu tiekėju, prekė vis tiek negaunama laiku, įsiveliama į ilgai trunkančius ginčus.  

Kaip išvengti klaidos:: 

Atlikti rinkos tyrimą ir išsiaiškinti, kokie yra realūs perkamos prekės pristatymo terminai, kaip jie skiriasi skirtingu metų laiku (gamyklų atostogos vasarą, Kalėdinį laikotarpį), pagal kiekį, pagal kitas aplinkybes (pvz. pandemija) ir nustatyti proporcingą terminą prekėms pristatyti. Atsiminti, kad prekėms, kurios gaminamos tik gavus užsakymą (ypatingi reikalavimai, retai perkami brangūs prietaisai, specializuotos transporto priemonės) gali prireikti nustatyti ir 6 mėnesių ar net ilgesnį terminą. Atsižvelgiant į rinkos tyrimo rezultatus - laiku pradėti pirkimą, kad laiku būtų sudaryta sutartis ir liktų pakankamai laiko iki to momento, kai jau organizacijai bus reikalinga prekė. Prekių pristatymo termninas neturi būti siejamas su data iki kurios reikia išleisti („įsisavinti“) lėšas.

Atsiminti, kad net ir paprastų („iš lentynos“) prekių pristatymui reikalingas ilgesnis terminas, jeigu perkamas didesnis jų kiekis. Jeigu perkama daug prekių, o dalis prekių kiekio reikalingas kaip įmanoma greičiau, nustatyti atskirus pristatymo terminus. Pavyzdžiui: Perkamas 1000 vienetų priekių „X“, ne mažiau kaip 50 vnt. pristatyti per 15 kalendorinių dienų, dar 150 vienetų - per 30 kalendorinių dienų, o visus likusius 800 vienetų - per 60 kalendorinių dienų nuo sutarties sudarymo dienos.

5. Klaida

Nustatomas pernelyg trumpas laikotarpis vykdyti garantinius įsipareigojimus. Nustatomas terminas būna neproporcingas ir nebūtinas pagal įstaigos veiklos pobūdį, 

5.1. Pavyzdys: Perkančioji organizacija perka 50 kompiuterių ir reikalauja, kad sugedęs kompiuteris remontui būtų paimtas tą pačią dieną, kai registruotas gedimas ir grąžintas sutvarkytas ne vėliau kaip per 2 dienas. Perkančioji organizacija yra biblioteka, mokykla arba globos namai, kurių veiklai nėra būtini tokie reakcijos ir problemų sprendimo laikai.

Kaip išvengti klaidos: 

Rinkos tyrimo metu įsivertinti kokie yra realūs garantinio remonto ar sugedusios įrangos pakeitimo laikai bei koks yra realus organizacijos poreikis.  

6. Klaida

Nustatomas neribotas sutarties galiojimas arba neribotas pakeitimų skaičius. 

6.1. Pavyzdys. Sutartyje nustatyta, kad „Sutartis galioja 12 mėnesių ir gali būti pratęsta dar 12 mėnesių laikotarpiui".

Kaip išvengti klaidos: Sutartyje aiškiai nustatyti sutarties galiojimą, jeigu numatomi pratęsimai - nurodyti  maksimalų pratęsimų skaičių (maksimalų terminą). 

7. Klaida Sutartyje nustatoma, kad tiekėjas sąskaitas privalo teikti tik per e.sąskaitą. Ši formuluotė nėra visai tiksli.

Kaip išvengti klaidos:

Pilnas paaiškinimas bei siūloma formuluotė šiame DUK: https://klausk.vpt.lt/hc/lt/articles/360010149960

8. Klaida

Nustatomi garantinio laikotarpio reikalavimai, neatitinkantys įprastinės praktikos, taikomos perkamam objektui

8.1. Pavyzdys. Perkamas traktorius, reikalaujama garantija – ne trumpiau kaip 24 mėnesiai. Jokių kitų papildomų sąlygų ar apribojimų nenustatoma. Tiekėjas pateikia pasiūlymą, kuriame nurodo „Garantija 24 mėnesiai arba 2000 motovalandų“, kadangi įprastai suteikiama garantija yra apribota ne tik laiku, bet ir realaus darbo įrenginiu trukme. Perkančioji organizacija negali priimti tokio pasiūlymo, kadangi pagal jos  nustatytas sąlygas garantija apribota tik vienu aspektu – laiko, o papildomas tiekėjo nurodytas apribojimas neatitinka pirkimo sąlygų reikalavimų.  

Kaip išvengti klaidos: Prieš nustatant bet kokius reikalavimus pirkimo objektui ar sutarties vykdymo sąlygoms, atlikti rinkos tyrimą bei išsiaiškinti reikalingo įsigyti pirkimo objekto ypatybes, įprastinę praktiką ir pagal tai parengti pirkimo dokumentus. 

9. Klaida

Sutartyje prekių pristatymo terminas nustatomas konkrečiu terminu nuo tam tikro įvykio (sutarties sudarymo), tačiau dėl pirkimo objekto ypatybių (sutarties sudarymas) nėra tinkamas termino pradžiai nustatyti.

9.1. Pavyzdys. Statybos darbų pirkimas pradedamas rugsėjį ir baigiasi gruodžio mėnesį. Pagal pirkimo sąlygas ir sutarties projektą, darbus reikia atlikti per 60 kalendorinių dienų nuo sutarties sudarymo dienos, tačiau darbai, kurie yra perkami, negali būti atliekami esant neigiamai temperatūrai, todėl darbai galės būti pradėti vykdyti tik pavasarį.  

10. Klaida

Sutarties įsigaliojimas (ar galiojimo trukmė) nustatomas neatsižvelgiant į turimas sutartis.

10.1. Pavyzdys. Perkančioji organizacija turi paslaugų sutartį, kuri galioja iki 2023-01-01.  Perkančioji organizacija 2022-09-01 pradeda pirkimą, kad spėtų sudaryti sutartį iki turimos sutarties galiojimo pabaigos. Sutarties projekte numatyta, kad sutartis įsigalioja nuo jos pasirašymo dienos. Pasiūlymai baigiami vertinti, nustatomas laimėtojas ir atidėjimo terminas pasibaigia 2022-11-30. Jeigu sutartį organizacija pasirašytų iš karto, vieną mėnesį galiotų dvi sutartys ir pagal jas būtų teikiamos dvi  identiškos paslaugos, tačiau organizacijai tuo pačiu metu reikalingos tik vienos paslaugos teikimas.  Jeigu organizacija delstų sudaryti sutartį, ji nesilaikytų VPĮ 86 straipsnio 8 dalies nuostatos, kad Pirkimo sutartis ar preliminarioji sutartis turi būti sudaroma nedelsiant, bet ne anksčiau, negu pasibaigė atidėjimo terminas. Be to, papildomų sunkumų galėtų atsirasti ir dėl to, jog pasibaigus pasiūlymų galiojimo laikui laimėjęs tiekėjas galėtų atsisakyti pasirašyti sutartį. 

Kaip išvengti klaidos: nekopijuoti ir netaikyti visuose pirkimuose identiškų ir šabloniškų sąlygų, o jas pritaikyti pagal konkretaus pirkimo poreikį. Primintina, kad sutartyje galima nustatyti įvairias jos įsigaliojimo sąlygas, pavyzdžiui „Sutartis įsigalioja ją pasirašius abiems šalims, bet ne anksčiau kaip 2022-07-01“. Sutartyje, pagal poreikį, taip pat gali būti numatyta, jog įsigaliojus sutarčiai paslaugos pradedamos teikti ne iš karto, o po tam tikro laiko nuo jos įsigaliojimo arba nuo tam tikros datos (vėlesnės už sutarties įsigaliojimą), jeigu tai yra būtina dėl pirkimo objekto ypatybių – pavyzdžiui, nors maitinimo paslaugos mokyklos valgykloje turės būti pradėtos teikti tik rugsėjo 2 d., sutartis turėtų įsigalioti anksčiau, pavyzdžiui liepos 1 dieną, o du mėnesiai iki sutarties vykdymo pradžios būtų skirti tiekėjui pasiruošti teikti paslaugą (paruošti patalpas, atsivežti įrangą ir pan).