103 straipsnis. Pirkimo eigą pagrindžiantys dokumentai ir jų saugojimas

1. Perkantysis subjektas turi dokumentais pagrįsti atliekamo pirkimo eigą net ir tuo atveju, kai pirkimas atliekamas elektroninėmis priemonėmis.

2. Pirkimus prižiūrinčios institucijos turi teisę stebėti visas pirkimų procedūras, prireikus filmuoti Komisijos posėdžius ir kitas pirkimo procedūras.

3. Planavimo ir pasirengimo pirkimams dokumentai, pirkimo dokumentai, paraiškos, pasiūlymai bei jų nagrinėjimo ir vertinimo dokumentai, Komisijos sprendimų priėmimo, derybų, dialogo ar kiti protokolai, susirašinėjimo su tiekėjais dokumentai, kiti su pirkimu susiję dokumentai saugomi ne trumpiau kaip 4 metus nuo pirkimo pabaigos, preliminariosios sutartys, pirkimo sutartys, jų pakeitimai ir su jų vykdymu susiję dokumentai – ne trumpiau kaip 4 metus nuo pirkimo sutarties įvykdymo.

4. Šio straipsnio 3 dalyje nurodyti dokumentai saugomi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka.

Komentuojamame PĮ 103^[1] straipsnyje įtvirtintos pirkimo procedūrų eigos fiksavimo priemonės, būdai ir subjektai, galintys tai atlikti, bei šių duomenų archyvavimo sąlygos ir taisyklės.

1. PĮ 103 straipsnio 1 dalyje įtvirtintas reikalavimas dokumentais pagrįsti pirkimo eigą.

PĮ 34 straipsnyje nustatyta, kad visas bendravimas tarp perkančiojo subjekto ir tiekėjų vyksta CVP IS priemonėmis, išskyrus tame pačiame straipsnyje nurodytas išimtis (detaliau žiūrėti PĮ 34 straipsnio komentarą). Kitaip sakant, pirkimas gali būti vykdomas keliais būdais:

• elektroninėmis priemonėmis, pavyzdžiui, CVP IS, centrinės perkančiosios organizacijos elektroninėmis priemonėmis;
• neelektroninėmis priemonėmis, t. y. pirkimo dokumentai ir pasiūlymai teikiami popieriniu būdu, kai nėra galimybių naudoti elektroninių priemonių (detaliau žiūrėti PĮ 34 straipsnio komentarą).

PĮ 31 straipsnyje įtvirtinta, kad visi pirkimų komisijos posėdžiai yra protokoluojami (detaliau žiūrėti PĮ 31 straipsnio komentarą), todėl PĮ 103 straipsnio 1 dalimi įstatymų leidėjas tik dar kartą pabrėžia ir įtvirtina, jog visi perkančiojo subjekto veiksmai ir sprendimai turi būti tinkamai užfiksuoti. Kadangi didžioji dauguma sprendimų ir veiksmų yra atliekami pirkimų komisijos, tai pirkimo eiga fiksuojama posėdžio protokolais.

PĮ 103 straipsnio 1 dalyje nėra nustatyta, kad fiksavimas galimas tik posėdžio protokolais, todėl atskiri veiksmai gali būti priimti ir parengiant bei patvirtinant kitokius dokumentus, pavyzdžiui, perkančiojo subjekto direktoriaus įsakymas dėl pirkimo komisijos sudarymo, eksperto paskyrimo, kiekvieno komisijos nario nešališkumo deklaracijos, konfidencialumo pasižadėjimai. Pirkimo dokumentai, tiekėjų pasiūlymai, susirašinėjimas su tiekėjais taip pat laikomi dokumentais, fiksuojančiais pirkimo procedūros eigą.

Dokumentai gali būti tiek popierine forma, tiek pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu (detaliau apie elektroninį parašą žiūrėti PĮ 34 straipsnio komentarą).

2. VPĮ 97 straipsnio 2 dalyje įtvirtinta teisė pirkimus prižiūrinčiai institucijai stebėti pirkimo procedūras, fiksuoti procedūrų eigą.

PĮ 31 straipsnio 4 dalyje įtvirtinta, kad perkantysis subjektas gali kviesti stebėtojus į pirkimo procedūras (detaliau žiūrėti PĮ 31 straipsnio 4 dalies komentarą). PĮ 68 straipsnio 5 dalyje nustatyta, kad susipažinti su visa su pirkimais susijusia informacija gali komisijos posėdžiuose dalyvaujantys stebėtojai, VPT atstovai, kiti asmenys ir institucijos, turinčios tokią teisę pagal jų veiklą reglamentuojančius LR įstatymus, taip pat Vyriausybės nutarimu įgalioti ES ar atskirų valstybių finansinę paramą administruojantys viešieji juridiniai asmenys (detaliau žiūrėti PĮ 68 straipsnio 5 dalies komentarą).

PĮ 103 straipsnio 2 dalyje papildomai detalizuojama pirkimų priežiūrą vykdančių institucijų teisė ne tik susipažinti su pirkimo duomenimis, bet taip pat ir stebėti pačių pirkimo procedūrų vykdymą.

Pirkimus prižiūrinčios institucijos laikomos: VPT ir institucijos, turinčios tokią teisę pagal jų veiklą reglamentuojančius LR įstatymus, taip pat Vyriausybės nutarimu įgalioti ES ar atskirų valstybių finansinę paramą administruojantys viešieji juridiniai asmenys, pavyzdžiui, CPVA, LVPA, ESFA.

Pirkimus prižiūrinčių institucijų teisės:

• stebėti visų pirkimų procedūrų vykdymą, t. y. asmeniškai dalyvauti posėdžiuose, gauti reikalingą informaciją. Stebėjimas suteikia teisę gauti informaciją, tačiau šios institucijos neturi teisių įsiterpti į pirkimo procedūras, išskyrus joms nustatytas funkcijas.
• filmuoti komisijos posėdžius ir kitas pirkimo procedūras.

3. PĮ 103 straipsnio 3 dalyje įtvirtinta pareiga saugoti pirkimo procedūrų dokumentus bei saugojimo terminas.

PĮ 103 straipsnio 3 dalyje išskirtos dvi grupės dokumentų bei nustatyti atskiri jų saugojimo terminai:

3.1. Pirkimo procedūrų dokumentai, t. y. planavimo ir pasirengimo pirkimams dokumentai, pirkimo dokumentai, paraiškos, pasiūlymai bei jų nagrinėjimo ir vertinimo dokumentai, komisijos sprendimų priėmimo, derybų, dialogo ar kiti protokolai (detaliau žiūrėti PĮ 31 straipsnio komentarą), susirašinėjimo su tiekėjais dokumentai, kiti su pirkimu susiję dokumentai saugomi ne trumpiau kaip 4 metus nuo pirkimo pabaigos (detaliau dėl pirkimo pabaigos žiūrėti PĮ 41 straipsnio 2 dalies komentarą);

3.2. preliminariosios sutartys, pirkimo sutartys, jų pakeitimai ir su jų vykdymu susiję dokumentai – ne trumpiau kaip 4 metus nuo pirkimo sutarties įvykdymo, t. y. įvykdžius visus sutartinius įsipareigojimus, duomenys turi būti saugomi dar 4 metus.

Kiti teisės aktai gali numatyti ir ilgesnius dokumentų saugojimo terminus.

4. PĮ 103 straipsnio 4 dalyje nurodyta, kokia tvarka vadovaujantis turi būti saugomi pirkimo procedūrų dokumentai.

PĮ 103 straipsnio 4 dalyje nėra detalizuota dokumentų saugojimo tvarka, o nukreipiama vadovautis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu.

Dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnyje nustatyta, kad valstybės institucijos privalo: saugoti dokumentus patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertindami galimus rizikos veiksnius; išsaugoti savo veiklos dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės; užtikrinti, kad turimi elektroniniai ir kiti dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Kartu su šiais dokumentais turi būti saugoma ir kontekstinė informacija.

Už valstybės institucijos veiklos dokumentų išsaugojimą reikiamą laiką atsako vadovas.

Valstybės institucijos popierinius veiklos dokumentus, išskyrus nuolat saugomus dokumentus, gali išsaugoti elektronine forma, nesaugodami popierinio dokumento, jeigu yra užtikrinamas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas. Popierinių dokumentų atrankos ir jų išsaugojimo elektronine forma tvarką nustato Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

Valstybės institucijų dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus nustato Lietuvos vyriausiasis archyvaras^[2].

Kadangi pirkimo procedūrų dokumentai yra laikomi trumpai saugomais dokumentais pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 2 straipsnio 20 dalį, tai jie saugomi perkančiųjų subjektų, nėra perduodami archyvams saugoti.