Klausimas:

Planuodama pirkimų vertes, įstaiga atitiko VPĮ 25 str. 5 d. ir, vadovaudamasi šio straipsnio punktu, netaikė šio įstatymo reikalavimų (t. y. nepildė pirkimo paraiškų, tiekėjų apklausos pažymų ir t.t.). Metų eigoje paaiškėjo, kad yra galimybė gauti projektinių lėšų, dėl kurių VPĮ 25 str. 5 d. numatyta vertė būtų viršyta. Įstaiga nuo gegužės mėnesio pradėjo vykdyti pirkimus pagal VPĮ numatytą tvarką. Ką įstaiga turi dar padaryti? Kaip turi pildyti ataskaitą? Ką daryti su sudarytomis sutartimis?

Atsakymas:

VPĮ 25 straipsnio 5 dalyje nurodyta, kad perkančiosioms organizacijoms, kurių per einamuosius finansinius metus prekėms, paslaugoms ir darbams įsigyti sudaromų sutarčių bendra vertė neviršija 30 000 Eur be PVM, atliekant šiuos pirkimus, Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo reikalavimai (toliau – VPĮ), išskyrus šio įstatymo 17 ir 96 straipsnius, netaikomi.

Atkreipiame dėmesį, kad norėdama pasinaudoti VPĮ 25 straipsnio 5 dalimi, perkančioji organizacija turi būti įsitikinusi, kad nebus viršyta 30 000 eurų be PVM riba. Tai reiškia, kad perkančioji organizacija turi įsivertinti planuojamą finansavimą visiems metams, pavyzdžiui, jeigu tam tikrais metais planuojamas gauti finansavimas iš Europos Sąjungos ar pan. ir jo gavimas reikštų, kad būtų viršijama 30 000 be PVM riba, todėl nebegali būti taikoma VPĮ 25 straipsnio 5 dalies nuostata, tokiu atveju jau nuo metų pradžios visi pirkimai turi būti vykdomi vadovaujantis VPĮ. 

Tinkamas lėšų planavimas visiems finansiniams metams (kartais ir ilgesniam laikotarpiui) neturėtų būti painiojamas su faktiniu lėšų gavimu.

Paprastai apie teorinius planus perkančioji organizacija sužino gerokai anksčiau, nes ji planuoja, tikisi, siekia gauti finansavimą, todėl perkančioji organizacija turi atlikti tam tikrus "namų darbus", t. y., parengti paraišką ir pan.

Vis dėlto, ne visada planai ir siekiai lieka įgyvendinti faktiškai, t. y. ne visada perkančioji organizacija gauna finansavimą, ir tai gali priklausyti nuo įvairių priežasčių, susijusių tiek su perkančiąja organizacija, tiek su kitomis, nuo jos nepriklausančiomis aplinkybėmis.

Tais atvejais, kai, pavyzdžiui, savivaldybei pavaldžios įstaigos yra priklausomos nuo savivaldybės sprendimo dėl lėšų gavimo, šios įstaigos tarpusavyje turi tinkamai komunikuoti. Netinkamas organizavimas, planavimas ir komunikavimas nėra aplinkybė, pateisinanti VPĮ 25 straipsnio 5 dalies nuostatos taikymą. Taigi, nepriklausomai nuo to, perkančiajai organizacijai pavyks gauti finansavimą ar ne, ji turi pareigą tinkamai planuotis, įvertinti visas, net ir teorines galimybes gauti lėšas ir priimti atitinkamus sprendimus. Tokiu atveju, esant bent mažiausiai užuominai, net ir tik teorinei galimybei, kad perkančioji organizacija gali gauti papildomą finansavimą ir dėl to jo gavimas reikštų, kad būtų viršijama 30 000 be PVM riba, todėl nebegali būti taikoma VPĮ 25 straipsnio 5 dalies nuostata, tokiu atveju jau nuo metų pradžios visi pirkimai vykdomi vadovaujantis VPĮ.

Vis dėlto, gali pasitaikyti atvejų, kad dėl objektyvių, nuo pačios perkančiosios organizacijos valios ir vadybinių bei organizacinių gebėjimų nepriklausančių aplinkybių apie papildomai gaunamą finansavimą ji sužino tik metų viduryje ar pabaigoje, tačiau tokie atvejai yra greičiau išimtis nei taisyklė.

Tokiu atveju, siekiant užtikrinti skaidrumo principą, perkančioji organizacija turi paskelbti rašytines sutartis ir informaciją apie žodines sutartis VPĮ nustatyta tvarka bei ataskaitoje nurodyti informaciją už visus per 2024 m. atliktus pirkimus (tiek taikant VPĮ 25 straipsnio 5 punkto nuostatą, tiek netaikant). Ši informacija perkančiajai organizacijai yra žinoma, nes VPĮ 25 straipsnio 5 dalies nuostatos taikymas nepanaikina perkančiajai organizacijai pareigos tinkamai tvarkyti buhalterinę apskaitą, laikytis archyvų įstatymo reikalavimų, pildyti sutarčių registrus ir pan.

Perkančiosios organizacijos naudojamų įstaigos vidinių dokumentų, pvz., paraiškos ir pan. pildyti "atbuline" data nereikia, nebent įstaigos vidinėse tvarkose būtų nurodyta kitaip (griežčiau), nes, kaip buvo minėta pirmiau, kitų teisės aktų reikalavimai (pvz., dėl buhalterinės apskaitos ir pan.) vis tiek privalėjo būti vykdomi, be to, ne visais atvejais įmanoma ar nėra reikalinga (prasminga) tam tikrus veiksmus įforminti.

Taip pat pabrėžtina, kad, net ir vadovaujantis VPĮ 25 straipsnio 5 dalyje nustatyta tvarka, išlieka pareiga viešuosius pirkimus vykdyti vadovaujantis VPĮ 17 straipsnyje įtvirtintais principais ir kitais šiame straipsnyje nurodytais reikalavimais. Taip pat, nepriklausomai nuo to, ar metų pradžioje planuojama, kad sudaromų sutarčių bendra vertė neviršys 30 000 Eur be PVM, ar planuojama išleisti daugiau, tačiau VPĮ 25 straipsnio 5 dalies nuostatos dėl ataskaitų (Atn-3 forma) (t. y. dėl informacijos apie pirkimus susisteminimo) pateikimo vis tiek yra privalomos.