Klausimas:

Kaip elgtis sudėtinguose pirkimuose, kai perkama įrangos/automobilio/prietaiso remonto paslauga, jeigu iš anksto neįmanoma žinoti kas gali sugesti, o taip pat praktiškai neįmanoma išvardinti visų detalių, kurios gali sugesti sąrašo, nurodyti jų kiekio? 

Atsakymas:

Tinkamai pirkimo dokumentuose aprašius pasiūlymų vertinimo kriterijus bei taikomą kainodarą, nėra būtina visuomet pateikti baigtinį galinčių sugesti detalių sąrašą ar nurodyti tikslų jų kiekį. Rengiantis tokiam pirkimui būtina atidžiai susipažinti su Kainodaros taisyklių nustatymo metodika, ypač su jos 28-31 punktais. Žemiau pateikti bendro pobūdžio pavyzdžiai bei paaiškinimai.

KAINODARA

Tokiuose pirkimuose teks taikyti mišrią kainodarą, tai yra, nusistatyti kelis kainodaros būdus, jų kombinaciją. Toje pačioje sutartyje vienokia kainodara bus taikoma tai paslaugų daliai, kurią galima ganėtinai tiksliai įvertinti, kitokia kainodara - tai daliai paslaugų, kurios tiksliai numatyti negalima.

1. Fiksuotas įkainis nustatomas tai daliai remonto paslaugų, kurios yra įprastos ir labiausiai tikėtinos sutarties vykdymo metu, o reikalingos detalės - lengvai prognozuojamos. Tai nustatoma įvairiais būdais, pavyzdžiui atsižvelgiant į ankstesnę pačios perkančiosios organizacijos patirtį, gamintojo techninius dokumentus ir panašiai.

Pavyzdžiui tiekėjai pasiūlyme turės nurodyti „Oro filtro pakeitimo“ paslaugos kainą, į kurią turės įskaičiuoti tiek pačią paslaugos kainos dalį, tiek paslaugai reikalingos detalės - oro filtro kainą. Jeigu perkančioji organizacija negali nustatyti konkrečių kiekių, tuomet pirkimo dokumentuose kiekvienai paslaugų eilutei ji turės priskirti lyginamąjį kainos svorį (tai svarbu tinkamam pasiūlymų vertinimui bei palyginimui).

Perkančioji organizacija turi stengtis šį kainodaros būdą taikyti kiek įmanoma daugiau galimų numatomo remonto pozicijų, išvardinant kiek įmanoma daugiau įprastai gendančių atitinkamos įrangos/prietaiso mazgų ir detalių. Atlikus ankstesnių remonto darbų pastarųjų 3 metų užsakymų analizę gali paaiškėti, jog nepaisant to, kad prietaisą sudaro 10 000 skirtingų detalių, galima išskirti 100 detalių, kurias jau teko keisti ne kartą. Šimto detalių sąrašo sudarymas gal ir nėra paprastas bei užima laiko, tačiau „nelengva“ nėra tas pats kas „neįmanoma“.

Likusios remonto paslaugos apibrėžiamos žemiau nurodytais būdais.

2. Sutarties vykdymo išlaidų atlyginimo kainodaros būdas nustatomas:

2.1. Remontuojant atitinkamą prietaiso mazgą gali reikėti pakeisti dalį jį sudarančių detalių. Iš anksto neįmanoma žinoti kiek ir kokių detalių gali reikėti pakeisti (galbūt tai bus saugiklis, galbūt maitinimo blokas, gal elektroninis valdiklis, o gal bet kuri kita iš 300 šį mazgą sudarančių detalių), tačiau paties remonto paslaugos (be detalių) fakto kaina yra daugiau mažiau vienoda. Pvz, tiekėjas gali įsivertinti ir prognozuoti reikiamą remonto laiką, tačiau negali įsivertinti detalių, kurių gali reikėti, kainos.

Tokiu atveju tiekėjai pasiūlyme prašoma nurodyti paslaugos kainą (be detalių kainos) už patį remonto faktą. Sutarties vykdymo metu už remontą perkančioji organizacija mokės kainą, kuri buvo nurodyta pasiūlyme bei sutartyje, tačiau dar papildomai tiekėjui sumokės (atlygins jo turėtas išlaidas) ir už jo sunaudotas (pakeistas) detales.

2.2. Remontuojant atitinkamą prietaiso mazgą gali reikėti pakeisti dalį jį sudarančių detalių. Iš anksto neįmanoma žinoti kiek ir kokių detalių gali reikėti pakeisti (galbūt tai bus saugiklis, galbūt maitinimo blokas, gal elektroninis valdiklis, o gal bet kuri kita iš 300 šį mazgą sudarančių detalių), o ir paties remonto paslaugos (be detalių) fakto kaina gali būti labai įvairi, kadangi labai priklauso nuo laiko, kurį reikės užtrukti atliekant remontą. Tai yra, tiekėjas negali įsivertinti ir prognozuoti nei reikiamo remonto laiko, nei reikiamų detalių.

Tokiu atveju tiekėjai pasiūlyme prašomi nurodyti paslaugos kainą (be detalių) už remonto paslaugos teikimo valandinį įkainį. Sutarties vykdymo metu už remontą perkančioji organizacija mokės atsižvelgdama į paslaugos teikimo trukmę pagal valandinį įkainį tačiau dar papildomai tiekėjui sumokės ir už jo sunaudotas (pakeistas) detales.

Perkančioji organizacija turi įsivertinti kaip ji kontroliuos, nustatys bei fiksuos realią paslaugos teikimo trukmę. Jeigu įrenginys remontuojamas perkančiosios organizacijos patalpose ar teritorijoje, tai atlikti lengviau - perkančioji organizacija turės galimybę stebėti paslaugas teikiančius tiekėjo darbuotojus, registruoti jų darbo pradžią ir pabaigą specialiame žurnale ir pan. Jeigu remonto paslauga teikiama tiekėjo patalpose, tai užtikrinti gali būti sudėtingiau, kilus ginčui ar siekiant užtikrinti kontrolę gali prireikti naudotis gamintojo techniniuose dokumentuose pateikiamais normatyvais arba specializuotais programiniais produktais (pavyzdžiui automobilių remonto paslaugų atveju Autodata). Dėl tokio patikrinimo sudėtingumo, rekomenduotina perkančiajai organizacijai kiek įmanoma pirmiau naudoti šio pavyzdžio 1 bei 1.2 punktuose nurodytą kainodarą.

Pasiūlymo lentelės pavyzdys

Aukščiau aprašytų pavyzdžių atveju pasiūlymo lentelė atrodytų panašiai į tai:

* Ši lentelė, tik supaprastintas pavyzdys. Priklausomai nuo pirkimo objekto, perkančiosios organizacijos poreikių bei kitų aplinkybių, gali prireikti parengti kitokią lentelę, parengti kelias atskiras lenteles ir panašiai.

Atsarginės detalės be tiekėjo pelno !?

Taikant Sutarties vykdymo išlaidų atlyginimo kainodarą papildomai mokant už sunaudotas medžiagas ar detales, į šių kainą negali būti įskaičiuotas tiekėjo pelnas. Kadangi Sutarties vykdymo išlaidų atlyginimo kainodaros būdas taikomas dar ganėtinai retai, jis dar nėra įprastas tiekėjams bei perkančiosioms organizacijoms, todėl kartais sukelia nuostabą ar pasipiktinimą - negi tiekėjas neturi teisės gauti pelno? kodėl tiekėjas turi teikti paslaugas „veltui“?

Svarbu suvokti, jog iš tiekėjo nereikalaujama teikti paslaugas be pelno, „veltui“ ar „už 0“. Tiekėjas, žinodamas, jog negalės patirti pelno iš detalių, kurias sunaudos teikdamas remonto paslaugas, tai turi įvertinti prieš pateikdamas pasiūlymą ir jame nurodydamas savo teikiamų paslaugų įkainius - mat būtent šioje kainos dalyje ir turi būti įskaičiuotas visas jo pageidaujamas gauti pelnas. Tokios sutarties vykdymo metu perkančioji organizacija neturi teisės reikalauti iš tiekėjo pateikti atsargines detales „be pelno“ bet tuo pačiu metu neužsakyti remonto paslaugos (kurioje tiekėjo pelnas numatytas) - tokia situacija tikrai lemtų tai, jog tiekėjas būtų priverstas veikti nepelningai ir tai prieštarautų šio kainodaros būdo logikai.

Detaliau apie sutarties vykdymo išlaidų atlyginimo kainodarą aprašyta Kainodaros taisyklių nustatymo metodikos 30 punkte.