Klausimas:

Ar yra privaloma organizacijoje pasirengti pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašą, jei įstaiga ir taip vadovaujasi Viešųjų pirkimų tarnybos (VPT) mažos vertės pirkimų organizavimo tvarka?

Atsakymas:

Privaloma. VPT patvirtinto mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo 18 punkte nurodyta, kad Pirkimų organizavimo tvarką perkančioji organizacija nustato savo patvirtintame pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos apraše.  Ši nuostata kyla iš VPĮ 97 straipsnio 3 dalies: Pirkimų vidaus kontrolės procese dalyvaujantys asmenys (perkančiosios organizacijos struktūriniai padaliniai) nurodomi, jų funkcijos, atsakomybė ir atskaitomybė apibrėžiama perkančiosios organizacijos patvirtintame pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos apraše. Perkančiosios organizacijos kuriama ir įgyvendinama pirkimų vidaus kontrolės sistema turi padėti užtikrinti Vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatyme nurodytų vidaus kontrolės tikslų pasiekimą per visą pirkimo procesą – nuo pasirengimo pirkimui iki pirkimo sutarties įvykdymo. Analogiška nuostata yra ir PĮ 103 straipsnio 3 dalyje.

VPT patvirtintas mažos vertės pirkimų tvarkos aprašas ir pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės tvarkos aprašas yra du skirtingi dokumentai, kurių turinys neturi dubliuoti vienas kito. Perkančioji organizacija pasitvirtina vidinę organizavimo ir vidaus kontrolės tvarką tvarką: kas vizuoja, pildo ir pasirašo paraiškas, su kuo jas derina, kokie darbuotojai kokius pirkimus atlieka ir t.t. – tai yra, šioje tvarkoje nurodoma visa organizacinė ir vidaus kontrolės tvarka, o VPT patvirtintas mažos vertės pirkimų tvarkos aprašas reglamentuoja pirkimų vykdymo (o ne jų vykdymo organizavimo) tvarką.