Klausimas:

1. Ar gali tiekėjas teikti elektronines sąskaitas PDF formatu, siųsdamas elektroniniu paštu? Jei ne, tai kodėl? Juk įstatyme numatyta, kad tiekėjas elektronines sąskaitas gali teikti savo pasirinktomis priemonėmis?

2. Ar tiekėjo atsiųstas sąskaitas turime patys susivesti į „E. sąskaita“ sistemą?

3. Ar galime reikalauti, kad tiekėjai sąskaitas būtinai teiktų naudodami „E. sąskaita“ sistemą?

4. Ar reikia reikalauti pateikti elektroninę sąskaitą per „E. sąskaitą“ tuo atveju, kai pagal teisės aktus tiekėjas neprivalo teikti sąskaitos faktūros apskritai?

5. Ar tiekėjas turi teikti „E. sąskaitą“ jeigu sutartis sudaryta netaikant viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų, pavyzdžiui nuomojantis nekilnojamąjį turtą, perkant elektros skirstymo paslaugas iš ESO?

6. Kaip sužinoti / patikrinti, ar tiekėjo sąskaita faktūra atitinka Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą?

Atsakymas: 

(žemiau pateiktas atsakymas aktualus tik sąskaitoms, teikiamoms pagal raštu sudarytas sutartis)

(1) „Elektroniniu būdu“ nereiškia apskritai bet kokio elektroninio būdo, o tik tokį, koks numatytas įstatyme. Elektroniniu paštu siunčiamos PDF formato sąskaitos nėra laikomos tinkamai pateiktomis.

 (3) Jeigu sutartis sudaryta raštu, sąskaitos faktūros teikiamos tik elektroniniu būdu. VPĮ 22 straipsnio 3 dalis (PĮ 34 straipsnio 3 dalis) -> Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 6 straipsnio 4 dalis -> Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimo „Dėl elektroninių finansinės apskaitos dokumentų teikimo viešojo sektoriaus subjektams ir kitiems subjektams, kurie yra perkančiosios organizacijos, atvejų“ 1.2 punktas.

Negalite reikalauti, kad tiekėjai sąskaitas būtinai teiktų naudodami „E. sąskaita“ sistemą, tačiau sąskaitas privalote priimti tik per „E. sąskaita“ sistemą.

Kaip taip gali būti, kad priimti privalote per „E. sąskaita“, o tiekėjai per ją neprivalo pateikti ? Skaitykite žemiau. 

Įstatymas išskiria atvejus, kuomet teikiamos:

1. Sąskaitos, neatitinkančios Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standarto.

2. Sąskaitos, atitinkančios Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą.

Pirmuoju atveju, sąskaitos, neatitinkančios Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standarto, gali būti teikiamos tik naudojantis informacinės sistemos „E. sąskaita“ priemonėmis. Šiuo atveju sąskaitas tiekėjai rengia sistemoje „E. sąskaita“, o pirkimo vykdytojai jas priima per tą pačią sistemą „E. sąskaita“. Taigi, tiekėjo ir pirkimo vykdytojo naudojamos priemonės sutampa. 

Antruoju atveju, sąskaitos, atitinkančios  Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą, tiekėjų gali būti teikiamos ir kitomis, tiekėjo pasirinktomis priemonėmis. Vis dėlto, tai nereiškia, kad gali būti naudojamas elektroninis paštas, faksas ar kurjeris, o reiškia, kad tiekėjai gali naudoti analogiškus „e. sąskaita“ sistemai paslaugų teikėjus.  Tiekėjai gali elektronines sąskaitas teikti naudodamiesi bet kuriuo PEPPOL tinkle registruotu prieigos tašku (angl. Access Point) naudojančiu PEPPOL AS4 profilį. 

Šį atvejį galime palyginti su mobiliuoju ryšiu: Jeigu naudojame Samsung telefoną, į jį gausime SMS žinutes iš bet kokio kito gamintojo telefono, kadangi visi jie naudoja tą pačią ryšio technologiją. Mums neturi rūpėti kokio gamintojo telefonu kitas asmuo išsiuntė mums pranešimą, mes net neturime nieko suprasti apie telefonų ryšio technologijas ar išmanyti visų techninių detalių.  Mums reikia žinoti tik tiek, kad SMS žinutes skaitome savo telefone. Negalime reikalauti, kad kiti asmenys mums SMS žinutes siųstų būtinai iš Samsung telefono, kaip ir kiti žmonės negali reikalauti, kad leistume mums pranešimus atsiųsti faksu, elektroniniu paštu ar popieriniu laišku ir kad dar patys susivestume šiuos pranešimus į savo telefoną. 

Taigi, tiekėjai gali naudoti kitas informacines sistemas sąskaitoms pateikti, tačiau pirkimo vykdytojai jas vis tiek priims naudodami „E. sąskaita“. Tai reiškia, kad pirkimo vykdytojui niekas nesikeičia – jis visas sąskaitas turi matyti „E. sąskaita“ sistemoje, nesirūpindamas kokia priemone tiekėjas jas pateikė. Šis atvejis labiausiai tikėtinas, jeigu pirkimo vykdytojas yra sudaręs sutartį su tiekėju užsienyje – užsienio tiekėjai gali naudoti savo šalyse turimus bei įprastus „E. sąskaitos“ analogus ar reikiamą funkcionalumą turinčius produktus, veikiančius tokiu pačiu principu bei tokiu pačiu formatu. 

Iliustracija iš „e.sąskaita“ sistemos. Skaičiumi 1 pažymėtoje skiltyje turi būti matomos per e.sąskaita sistemą tiekėjų pateiktos sąskaitos. Skaičiumi 2 pažymėtoje skiltyje turi būti matomos kitomis priemonėmis pateiktos elektroninės sąskaitos faktūros. 

Dėl visų techninių bei praktinių klausimų susijusių su elektroninių sąskaitų priėmimu, rekomenduojame kreiptis tiesiogiai į informacinės sistemos „e. sąskaita“ tvarkytoją – Registrų centrą. Viešųjų pirkimų tarnyba šios sistemos nevaldo, neadministruoja ir dėl šios sistemos naudojimo konsultacijų neteikia.

Pirkimo sutarties nuostatas, susijusias su sąskaitų pateikimu, rekomenduojama formuluoti pavyzdžiui taip (organizacija formuluotes turi prisitaikyti pagal savo sutartį):

„3. sąskaitos faktūros Perkančiajai organizacijai teikiamos tik elektroniniu būdu:

3.1. Elektroninės sąskaitos faktūros, atitinkančios Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą, kurio nuoroda paskelbta 2017 m. spalio 16 d. Komisijos įgyvendinimo sprendime (ES) 2017/1870 dėl nuorodos į Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą ir sintaksių sąrašo paskelbimo pagal Europos Parlamento ir Tarybos direktyvą 2014/55/ES (OL 2017 L 266, p. 19) (toliau – Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartas), teikiamos tiekėjo pasirinktomis priemonėmis.

3.2. Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standarto neatitinkančios elektroninės sąskaitos faktūros gali būti teikiamos tik naudojantis informacinės sistemos „E. sąskaita“ priemonėmis.

3.3. Perkančioji organizacija elektronines sąskaitas faktūras priima ir apdoroja naudodamasi informacinės sistemos „E. sąskaita“ priemonėmis, išskyrus Viešųjų pirkimų įstatymo 22 straipsnio 12 dalyje nustatytus atvejus. Elektroninė sąskaita faktūra suprantama kaip sąskaita faktūra, išrašyta, perduota ir gauta tokiu elektroniniu formatu, kuris sudaro galimybę ją apdoroti automatiniu ir elektroniniu būdu.“

(4). Pažymėtina, kad VPĮ reglamentuoja tik kokiu būdu turi būti teikiamos sąskaitos faktūros, o ne atvejus kada jos apskritai turi būti išrašomos ar neišrašomos. Jeigu pagal apskaitą reglamentuojančius teisės aktus nėra privaloma išrašyti sąskaitos faktūros (nei PVM sąskaitos faktūros nei sąskaitos faktūros), tokiu atveju ir pagal VPĮ nėra pareigos ir jos teikti elektroninės bei priimti jos per sistemą „E. sąskaita“. Dėl atvejų, kuriais neprivaloma išrašyti sąskaitų faktūrų, rekomenduojame pasitarti su savo įstaigos buhalteriu ir(arba) Valstybine mokesčių inspekcija. 

5. Jeigu sutartis sudaryta netaikant viešuosius pirkimus netaikant reglamentuojančių teisės aktų (jeigu taikoma išimtis), pavyzdžiui nuomojantis nekilnojamąjį turtą pagal vyriausybės nutarimą, perkant elektros skirstymo paslaugas iš ESO ir kitose panašiose situacijose, pareigos teikti ir priimti elektronines sąskaitas (priimti jas per „e. sąskaita“ sistemą) nereikia. Vis dėlto, vykdant vidaus sandorius elektroninės sąskaitos teikiamos, kadangi tokią pareigą atskirai nustato VPĮ 10 straipsnio 3 dalies 2 punktas.

6. Kaip sužinoti / patikrinti, ar tiekėjo sąskaita faktūra atitinka Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą?

Pirkimų vykdytojams reikia žinoti tik tiek, kad tiekėjų pateiktas elektronines sąskaitas faktūras jie turi rasti „E. sąskaita“ sistemoje.