Nustatęs galimą pirkimo laimėtoją, pirkimo vykdytojas kreipiasi į tiekėją dėl aktualių dokumentų, patvirtinančių EBVPD nurodytą informaciją, pateikimo. Kuriai dienai išduoti dokumentai bus laikomi aktualiais? Per kiek dienų tiekėjas privalo pateikti prašomus dokumentus?

Kreipimesi pirkimo vykdytojas nustato protingą terminą dokumentams pateikti, t.y., tokį terminą, per kurį protingas ir apdairus tiekėjas galėtų gauti dokumentus ir juos pateikti pirkimo vykdytojui (įvertinant pažymoms iš valstybės institucijų gauti reikalingą laiką, prašomos informacijos apimtį ir pan.).

Tais atvejais, kai galimas pirkimo laimėtojas teikia dokumentus, gautus iš institucijų, laikoma, kad dokumentai, nurodantys duomenis po pasiūlymų pateikimo termino pabaigos, yra priimtini, tačiau tiekėjo kvalifikacija ir atitiktis kokybės / aplinkos apsaugos vadybos sistemos standartams būtų įgyta iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos ir tai turi būti užfiksuota pačiame dokumente, pavyzdžiui, pažyma apie įvykdytą sutartį išduota po pasiūlymų pateikimo termino pabaigos, o joje nurodoma informacija aktuali iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos.

Rekomenduojame pirkimo vykdytojui pirkimo dokumentuose nurodyti, kad pateikiami galimo laimėtojo dokumentai turės būti išduoti ne anksčiau kaip XX dienų  (pirkimo vykdytojas įrašo terminą) iki tos dienos, kai galimas laimėtojas turės pateikti dokumentus įrodančius, kad nėra tiekėjo pašalinimo pagrindų.​